企画構想学科第2回OBOG会が無事終了しました。（そして語られる裏話その2）
続編です。
そして迎えた第1回OBOG会当日
そして迎えた第1回OBOG会当日の、2017年2月11日（土）。受付開始1時間ほど前から尋常じゃないレベルの大雪が降り始め「これ誰もたどり着けないのでは…」と本気で焦りました。よしおには大学4年生のとき、大雪で卒展最終日がほとんどおじゃんになった苦い思い出があり、「大雪イベント中止の再来では！？」とひたすら焦りました。*1
そんな中でもみんなズブ濡れになりながらも駆けつけてくれて、無事に開会し総勢100名超のみなさまにご参加いただくことができました。会では2009年から2016年までの写真でつくったスライドショーを上映したり、idipやSPOOLが企画したサプライズの動画を上映したりして、みんなが食い入るように見てくれて、ああ、OBOG会を企画してよかったなあと思った反面、思わぬ形でよしおの女装動画*2が参加者に晒されてしまい、危うく社会的な死を迎えるところでした。ソーシャルデス。
ところで、とびきり嬉しかったことも。2012年度をもって企画構想学科をはなれた平林千春先生 a.k.a チャーリーが、闘病中で自由のきかない身体ながらわざわざ宮城から来てくれたこと。運営メンバーだったのでご挨拶くらいしかできなかったのですが、先生方からおひとりずつご挨拶いただいたときに平林先生の話がなかなか終わらず、軽部さんに「平林さん！そろそろ！笑」と急かされていたのを見て、ああ、僕が入学した当初はこういう感じだったっけ…と懐かしくなりました。まあ2018年現在は松村先生の話がなかなか終わらずボブさんが急かすのが定番になっていますね。*3
第1回OBOG会の企画運営に関わってみて
「スタッフがゆっくり楽しめない」という問題が顕在化してしまいました。司会、受付担当、アテンド担当、記録撮影…などの役割を卒業生で分担したものの、役割をもっている人はゆっくり歓談する時間がとれず「せっかくOBOG会に参加したのになあ…」という気持ちにさせてしまいました。「幹事なんてそんなものだよ」と割り切ればそれまでですが、でも「わざわざ参加してもらったのになあ…」と消化不良でもやもや。密かに「次回開催するときは、幹事負担をできるだけ減らす仕組みもあわせて考えないとなあ」と思ったのです。
第2回OBOG会 開催決定までの経緯
そんなこんなで課題を抱えつつも無事成功した第1回OBOG会。ボブさんも第1回OBOG会の折に「集まれるうちは、毎年集まろうよ」と仰っていたこと、またOBOGと会うたびに「今年はやらないんですか？」「やってほしいです〜！」という声をたくさん頂戴したことで、自分が幹事となって第2回を企画・開催しようかなと思い至ったのでした。「2年に1回はやる」が、いつの間にか「毎年やる」に。あれれ。
で、第2回OBOG会をどのように運営したか
とはいえ第1回OBOG会でさまざまな反省点があったので、運営に関する負担をなるべく減らす仕組みをつくろうと思いました。施策としては…
(1) 参加者対応を簡略化した
儀礼的なもの（例えば「先生方に来賓用リボンをつける」「先生方に案内係をつける」など）できる限り減らしたり*4、パンフレットや番号札はセルフで取っていってもらうようにして、とにかく参加者対応を簡略化しました。
(2)小銭の受け渡しを無くした
今回、お店側には「1人4000円」でメニューを組んでいただきました。ちなみに会費は卒業生5000円・在学生4000円でした。
…と書くと「おい！差額の1000円分はどうした！」という卒業生からの非難の声が飛んできそうです。落ち着いて！理由が！理由があるんだ！そんな理由でよしおの村に火を放ったりしないでくれ！たのむ！
理由は「小銭の受け渡しが発生しないようにした」というものです。
大前提として第2回OBOG会に限らず、パーティーやカンファレンスを運営するにあたっては「経費」がかかりますね。今回は「アルバイトへの謝金（後述します）」「パンフレット印刷代」「キャンセルが発生した場合の補填（これも後述します）」がそれに該当します。
よしおは松村ゼミOBなので松村ゼミらしく収支計算をして損益分岐点を出したところ、「卒業生から4500円徴収すればトントンになる」と試算できました。
しかし、この「500円」が厄介で。例えば会費を5000円に設定すれば受付で受け渡す券種は一万円札・五千円札・千円札の3種類で済みますが、「500円」と金額を刻むことで五百円玉・百円玉・五十円玉・十円玉まで受け渡す券種が増える恐れがあると考えました。*5
券種が増えればお金を数える手間も増えるし、お釣りを渡し間違えるリスクも出てくるので、参加者には申し訳ないと思いつつ、会費は4500円ではなく5000円に設定しました。
(3) ドタキャンのリスクヘッジをした
後処理もできるだけ簡単にしたいと思い、お店への支払いは当日済ませようと考えました。となると「ドタキャンする人をどうリスクヘッジするか」が鍵となりました。お食事・ドリンクの数を当日あとから変更することはできないので、ドタキャンされようがなんだろうが当日70人なら70人分のお金を用意しなければならないわけです。
そのあたりのヘッジとして「じゃあ、よしおが数名分、余計にお金を持ってきておくか？」とか「キャンセルとわかった時点で銀行振込してもらうか？」とか「PeatixやLINE Payを使って事前入金制にするか？」とかいろいろ考えた結果、「参加者に『保険料』を負担してもらう」がベターだなという結論に至りました。だいたい500円分くらいがこの『保険料』というイメージかなあ。
(4) アルバイトを雇った
これが大正解だった。企画構想学科の在学生にお声がけして、アルバイトとしてお手伝いいただきました。主に「受付業務」「写真記録撮影」を担当してもらい、大助かりでした。一応アルバイト分の食事も用意しましたけれど、「わたし卒業生なのに！お手伝いばっかりしてて楽しめなかった！」と言われることがないと思うだけで、どれだけ精神的に楽になったことか…！
第2回OBOG会を運営してみて（まとめ）
途中、OBOG会のメールアドレスでの送受信が怪しくて、問い合わせにうまく返信できなかったりしたこともありましたが、ひとまず大きな事故なく終えられてほっとしています。
お世辞でも「企画してくれてありがとうございます！」と言われることは幸せなことですし、ボブさんが2月11日（日）のイベント「HEROs in 東北芸術工科大学」のなかで「このあと、毎年恒例のOBOG会があるんですけど、」と言及してくれたことも嬉しかったです。
何より今回の一番の目的は「OBOG会を途絶えさせないこと」だったので、こうして第2回OBOG会を企画運営・開催したことで、来年以降の開催にタスキをつなげたかなあ…と満足しています。しかも来年企画してくれるのは3期生Cirius。彼らは、僕たち2期生SPOOLが企画開催した「月山青春音楽祭」を引き継いで翌年に開催してくれた学年。プレッシャーをかけるわけじゃないけど、楽しみにしているね！
というわけで、第2回OBOG回の振り返りでした！
